Geschäftsinhaber prüfen regelmäßig den Kassenbestand, der für kleine Nebenkosten wie Karten für plötzlich erkrankte Mitarbeiter oder ein paar Einkäufe von Bürobedarf zwischen Großbestellungen vorgesehen ist. Ein Audit hilft Ihnen zu bestätigen, dass Mitarbeiter, die für die Verwaltung des Fonds verantwortlich sind, sowie diejenigen, die Bargeld anfordern, den Fonds richtig verwenden und nicht aus ihm stehlen. Sie gleichen Kleingeld ab, indem Sie den Gesamtbetrag des ursprünglichen Geldbetrags in der Schublade mit dem Gesamtbetrag des verbleibenden Bargeldes und den Aufzeichnungen über den Gesamtbetrag des abgezogenen Bargeldes vergleichen.
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Zählen Sie das in der Kassenschublade verbleibende Papiergeld und schreiben Sie dann „Bargeld“ und den Gesamtbetrag auf ein Blatt Papier. Entfernen und zählen Sie die Münzen, schreiben Sie "Münzen" auf das Papier und die Summe. Addieren Sie die beiden Zwischensummen und schreiben Sie "Total Cash" und den Betrag.
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Entfernen Sie die Kassenabhebungsbelege oder das Kassenprotokoll und den Kaufbeleg. Bestätigen Sie, dass Sie für jeden Gutschein oder Protokolleintrag eine Quittung haben. Wenn Sie dies nicht tun, bitten Sie den Mitarbeiter, der keine Quittung vorgelegt hat, Ihnen eine oder den Grund für die fehlende Quittung mitzuteilen.
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Ordnen Sie die Abhebungen in Kategorien ein, die auf der Verwendung basieren, z. B. "Büromaterial" und "Verschiedenes". Addieren Sie die Beträge für die erste Kategorie. Schreiben Sie "Abhebungen" auf Ihr Papier und unter der Überschrift den Kategorienamen und den Gesamtbetrag. Wiederholen Sie dies mit den anderen Kategorien und Beträgen und fügen Sie dann die Zwischensummen hinzu und schreiben Sie „Gesamtabhebungen“ und den gesamten abgehobenen Betrag.
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Addieren Sie die gesamten Auszahlungen zum gesamten Bargeld und vergleichen Sie den Betrag mit dem ursprünglichen Guthaben. Wenn die Beträge nicht übereinstimmen, überprüfen Sie Ihre Summen erneut. Wenn Sie alles richtig addiert haben, aber die Gesamtsumme geringer ist als der ursprüngliche Saldo, notieren Sie „Cash Short“ und den Betrag. Wenn die Gesamtsumme mehr als der ursprüngliche Saldo beträgt, notieren Sie „Cash Over“ und den Betrag.
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Schreiben Sie einen Scheck, um das Geld einzulösen, das Sie benötigen, um das ursprüngliche Guthaben wiederherzustellen. Wenn die Gesamtsumme dem ursprünglichen Kontostand entspricht, schreiben Sie den Scheck für den Gesamtbetrag der Auszahlungen. Wenn es einen Mangel gibt, addieren Sie den Gesamtbetrag der Auszahlungen und den Cash Short und schreiben Sie den Scheck für den Gesamtbetrag aus. Wenn es einen Bargeldüberschuss gibt, ziehen Sie den Cash Over von den Gesamtabhebungen ab und stellen Sie den Scheck für den Rest aus.
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Schreiben Sie eine Notiz auf das Papier, in der der Grund für den Mangel oder die Überschreitung erläutert wird, falls bekannt, oder dass Sie keinen Grund ermitteln konnten. Wenn Sie fertig sind, unterschreiben und datieren Sie das Papier, um zu zeigen, dass Sie das Formular abgeglichen haben, und legen Sie es dann in einem Ordner oder Aktenschrank ab, damit Sie später darauf zurückgreifen können.
