Die Nutzung eines Mobiltelefons ist eine Voraussetzung für viele Arten von Arbeiten. Einige kleine Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern Mobiltelefone zur Verfügung und erlauben eine begrenzte Menge an persönlichem Gebrauch, während andere es vorziehen, den Mitarbeitern die Kosten für ihre geschäftlichen Anrufe und einen Teil oder die gesamte monatliche Vertragsgebühr zu erstatten. Im September 2011 hat der Internal Revenue Service Steuerrichtlinien für die Erstattung von Mobiltelefonen herausgegeben, die Unternehmen jeder Größe befolgen müssen, um gesetzeskonform zu bleiben.
Kostenerstattung für Anrufe
Eine Rückerstattungsrichtlinie für Mobiltelefone eines Unternehmens kann auf verschiedene Arten funktionieren. Eine Möglichkeit besteht darin, dass das Unternehmen nur den Wert der tatsächlichen Geschäftsgespräche erstattet. Im Rahmen dieser Art der Erstattungsrichtlinie reicht der Mitarbeiter jeden Monat eine Kopie seines Mobilfunkkontos ein, in der die für geschäftliche Zwecke getätigten Anrufe hervorgehoben und der Empfänger des Anrufs sowie der Grund dafür aufgezeichnet werden. Das Unternehmen erstattet dem Mitarbeiter eine Scheckzahlung oder addiert den Wert der Erstattung zu seiner Vergütung für den nächsten Zeitraum. Diese Form der Erstattung ist für den Arbeitnehmer nicht steuerpflichtig und deckt nicht die Kosten für die Wartung des Mobiltelefons.
Monatliche Vertragsdeckung
Wenn ein Mitarbeiter das Mobiltelefon für wesentliche „nicht kompensatorische“ Geschäftszwecke verwendet, um beispielsweise dem Unternehmen jederzeit zur Verfügung zu stehen, um ihn zu kontaktieren, kann der Arbeitgeber den vollen Wert des monatlichen Mobilfunkvertrags sowie die Kosten von erstatten Anrufe. Wenn der Mitarbeiter über einen Mobilfunkplan verfügt, der die Kosten für Anrufe enthält, und diese Anrufe im Wesentlichen für geschäftliche Zwecke getätigt werden, können alternativ die vollen Kosten des Plans erstattet werden. Sofern der erstattete Betrag den Wert des gesamten Mobilfunkkontos nicht überschreitet, ist die Erstattung nicht steuerpflichtig. Diese Richtlinie erfordert auch die Vorlage monatlicher Handyauszüge zu Abrechnungszwecken.
Ungewöhnliche Erstattung
Unternehmen sollten niemals den vollen Betrag eines monatlichen Mobilfunkkontos erstatten, ohne die monatlichen Abrechnungen aufzuzeichnen, da dies als ungewöhnliche Erstattung oder steuerpflichtige Nebenleistung angesehen werden kann. Unternehmen mit einer Police, die eine vollständige Erstattung vorsieht, müssen eindeutig angeben, ob der Großteil der Mobiltelefonkosten für Unternehmen anfällt, um festzustellen, ob die Erstattung zusätzliche Löhne oder Einkünfte darstellt. Wenn die Erstattung mehr als 100 US-Dollar pro Monat beträgt, empfiehlt der IRS eine eingehende Prüfung, um zu entscheiden, ob es sich um zusätzliches Einkommen handelt, und wenn ja, ob es im Rahmen der De-Minimis-Nebenleistungspolitik steuerpflichtig ist, bei der in der Regel gelegentlich ein Mindestwert für Mitarbeiter gewährt wird in Form einer Erstattung.
Lohnersatz
Der IRS missbilligt eine Richtlinie zur Erstattung von Mobiltelefonen des Unternehmens, die als Methode verwendet wird, um dem Arbeitnehmer ein zusätzliches Einkommen zu verschaffen, sowie eine Richtlinie, die anstelle eines Teils des Lohns eine Erstattung vorsieht. Diese Art von Police reduziert die Steuer auf den niedrigeren Lohn, und selbst wenn der Arbeitnehmer eine monatliche Abrechnung mit detaillierten Informationen vorlegt, ist die Erstattung steuerpflichtig. Bei allen Richtlinien zur Erstattung von Mobiltelefonen sollte das Unternehmen eine detaillierte Kopie der monatlichen Mobiltelefonrechnung vom Mitarbeiter anfordern, um den Grund für die Erstattung zu dokumentieren.
