Die Durchführung einer Geschäftskonferenz ist eine hervorragende Möglichkeit, Menschen innerhalb eines Unternehmens oder einer Branche zusammenzubringen, Ideen auszutauschen und sich über neue Trends und Möglichkeiten zu informieren. Es ist eine Gelegenheit, Best Practices auszutauschen und gleichzeitig Beziehungen zwischen Gleichgesinnten aufzubauen. Die Organisation einer Konferenz ist ein komplexes Unterfangen, das monatelange Planung erfordern kann, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung ein Erfolg wird.
Thema wählen
Die Auswahl eines Themas ist ein wichtiger Prozess und nicht ohne Voraussicht. Die besten Konferenzen sind Konferenzen, die ein zeitgemäßes Konzept oder eine Idee beinhalten und bei Ihren Teilnehmern Anklang finden. Eine Konferenz mit dem Titel "Verwenden von Social Media zur Verbesserung Ihres Geschäfts" wird wahrscheinlich mehr Menschen faszinieren als eine Konferenz mit dem Titel "Verbesserung Ihres Geschäfts". In ähnlicher Weise wird eine interne Verkaufskonferenz mit dem Titel "So garantieren Sie, dass Sie in diesem Jahr einen Bonus erhalten" eine stärkere Resonanz finden als eine Konferenz mit dem Titel "Jährliche Verkaufskonferenz".
Budget festlegen
Die Planung kann erst erfolgen, wenn ein Budget festgelegt wurde. Wenn es sich um eine jährliche Veranstaltung handelt, können Sie die tatsächlichen Kosten früherer Konferenzen als Ausgangspunkt verwenden. Denken Sie daran, dass einige Kosten, wie Raummiete, Sprechergebühren und A/V-Ausrüstung, fest sind, während Reise-, Hotel- und Verpflegungskosten von der Anzahl der Teilnehmer abhängig sind.
Wählen Sie Lautsprecher
Der wichtigste Teil jeder Geschäftskonferenz ist die Auswahl der richtigen Redner. Wählen Sie Redner aus, die die Ideale des Themas am besten ansprechen und dies auf dynamische Weise tun. Planen Sie nach Möglichkeit die Teilnahme an einer Veranstaltung, an der sie teilnehmen. Wenn dies nicht möglich ist, prüfen Sie, ob Sie ein Video davon online anzeigen können. Wenn es sich bei der Konferenz um eine interne Veranstaltung handelt, wählen Sie dynamische Persönlichkeiten für Keynote-Reden oder als MC aus. Wenn einer der obligatorischen Teilnehmer, z. B. der Chief Executive Officer oder Chief Financial Officer des Unternehmens, kein interessanter oder dynamischer Präsentator ist, sollten Sie in Betracht ziehen, dass er seine Informationen in einem "Talkshow" -Format präsentiert, in dem eine andere Person ihnen Fragen stellt.
Ort wählen
Die Auswahl des richtigen Ortes für Ihre Konferenz ist ebenfalls wichtig. Bestimmen Sie zu Beginn Ihrer Suche, wie viele Personen Sie erwarten. Überlegen Sie sich unter Berücksichtigung dieser Zahl, welche Art von Atmosphäre Sie suchen. Ist es eine formelle Konferenz oder ein ungezwungener Rückzug? Möchten Sie in einer Stadt bleiben oder die Stadt verlassen, um etwas Entspannteres zu tun. Überlegen Sie von dort aus, ob die Teilnehmer eine Hotelunterkunft oder einen Transport zum Veranstaltungsort benötigen und ob eine geplante gesellschaftliche Veranstaltung stattfinden wird.
Audio-/Videoproduktion
Nichts kann eine Geschäftskonferenz schneller ruinieren als ein schlechtes Soundsystem oder ein fehlerhafter Videoprojektor. Abhängig von der Größe Ihrer Veranstaltung benötigen Sie möglicherweise die Dienste einer Produktionsfirma. Diese Fachleute können dazu beitragen, dass die Veranstaltung ein Erfolg wird, erhöhen jedoch die Kosten erheblich. Holen Sie drei Angebote ein und treffen Sie den Unternehmensvertreter persönlich. "Bevorzugte Lieferanten" in einem Hotel oder einer Konferenzeinrichtung sind in der Regel viel teurer als ein externes Unternehmen. Wenn sie nicht der exklusive Anbieter sind, holen Sie andere Angebote ein.
Essen und Trinken
Abhängig von der Länge der Konferenz müssen Sie wahrscheinlich Speisen und Getränke für Ihre Teilnehmer bereitstellen. Die Menüauswahl richtet sich hauptsächlich nach dem Budget. Achten Sie auf die Kosten für Artikel wie Kaffee, alkoholfreie Getränke und Snacks. Viele Hotels und Kongresszentren bieten relativ preiswerte Mahlzeiten an, verlangen jedoch bis zu 7 US-Dollar für eine Tasse Kaffee.
Verwenden Sie die Hilfe
Weisen Sie Freiwilligen oder Mitarbeitern bestimmte Schlüsselrollen zu. Eine Person sollte für die Lautsprecher verantwortlich sein und sicherstellen, dass sie wissen, was von ihnen erwartet wird, dass Reiseunterkünfte eingerichtet werden, dass ihre Materialien auf den richtigen Laptop oder andere Geräte geladen werden und dass Mikrofone und andere Geräte für ihre Verwendung eingerichtet sind. Weisen Sie jemandem die Rolle der Verwaltung der Ankunft der Teilnehmer zu, und einer anderen Person wird zugewiesen, sich um das Veranstaltungspersonal, die Caterer und die Produktionsunterstützung zu kümmern.
