Das Senden eines Geschäftsbriefs per E-Mail anstelle von Schneckenpost ändert einige Dinge, aber nicht alles. Zum einen können Sie es sich zur Gewohnheit machen, die Kontaktdaten Ihres Empfängers in den Brief selbst aufzunehmen. Die Tatsache, dass Sie den Brief über eine persönliche E-Mail-Adresse direkt an einen bestimmten Empfänger senden, macht diese Informationen überflüssig. Dennoch muss ein E-Mail-Brief, auch wenn er in gewisser Weise weniger formell ist als ein gedruckter Geschäftsbrief, immer einem professionellen Standard entsprechen, der über eine spontane E-Mail an Familie oder Freunde hinausgeht.
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Finden Sie den richtigen Kontaktnamen. Verwenden Sie in der Anrede den Nachnamen der Person, da die Verwendung des Vornamens als zu beiläufig empfunden werden könnte. Dem Nachnamen sollte Herr oder Frau vorangestellt werden - niemals Fräulein, was den Familienstand einer Frau voraussetzen würde und was zu Beleidigungen führen könnte. Wenn Sie an jemanden schreiben, der einen Doktortitel oder einen medizinischen Abschluss besitzt, stellen Sie seinem Nachnamen Dr.
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Verschönern Sie Ihre Identität. Der erste Eindruck ist in der virtuellen Welt genauso wichtig wie in der realen Welt. Eines der ersten Dinge, die die Leute bei einer an sie adressierten E-Mail bemerken, ist der E-Mail-Alias des Absenders. "StudMuffin99" mag dich als das Leben der Party bezeichnen, aber es ist nicht professionell. Adressieren Sie Empfänger mit einem geschäftsgerechteren Alias, der häufig einen Vor- und Nachnamen enthält.
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Achten Sie besonders auf die Betreffzeile. Seien Sie klar, prägnant und konkret. Vage Betreffzeilen geben Ihrem E-Mail-Brief keine Bedeutung, sodass Ihre E-Mail eher zum Löschen bestimmt wird. Leere Betreffzeilen sind für die meisten inakzeptabel, da sie den Eindruck von Nachlässigkeit, Faulheit und mangelnder Professionalität erwecken.
