Geschäftskommunikation tritt in vielen Formen innerhalb einer Organisation auf. Unternehmen kommunizieren mit Kunden über Websites, Berichte oder Zeitschriften. Zur internen Kommunikation gehören Telefon, Voicemail, Firmennewsletter und das interne E-Mail-System, um nur einige zu nennen. In allen Fällen, ob Unternehmenskommunikation intern oder extern, sind drei Elemente, die für den Erfolg von grundlegender Bedeutung sind, Klarheit, Struktur und die Kenntnis Ihrer Zielgruppe.
Klarheit
Klar zu schreiben oder zu kommunizieren ist vielleicht das wichtigste Element der Kommunikation. Effektive Geschäftskommunikation kommt auf den Punkt, sagt ohne Doppeldeutigkeit genau, was gemeint ist und wird auf einfachste Weise vermittelt. Die Verwendung der allgemeinen Umgangssprache anstelle von nur wenigen bekannten Branchenakronymen macht die Kommunikation für den Hörer oder den Leser zugänglicher und ist leicht verständlich.
Struktur
Geschäftskommunikation erfordert wie gutes Geschichtenerzählen einen Anfang, eine Mitte und ein Ende. Diese logische Struktur zu befolgen ist für einen Leser oder einen Zuhörer einfach, da sie den meisten Menschen beigebracht wurde, sie zu verstehen. Verwenden Sie diese Struktur für jede Art von Kommunikationsmedien, Berichten, E-Mails oder Voicemail; setzen Sie es auch bei Firmenmeetings ein. Seien Sie prägnant und vermeiden Sie es, zu wortreich zu werden, und Ihre Botschaft sollte vermittelt werden.
Publikum
Verstehe dein Publikum. Wenn Sie mit einem Kunden kommunizieren, wählen Sie die Sprache, die er versteht, und keine Terminologie, die ihm nicht bekannt ist. Das gleiche Konzept gilt für Gespräche mit Kollegen oder anderen internen Teammitgliedern. Akronyme können Platz sparen, aber die meisten Menschen wissen nicht, was sie bedeuten. Die daraus resultierenden schriftlichen Mitteilungen sehen aus wie eine Buchstabensuppe. Adressieren Sie Ihr Thema an Ihr Publikum - zwingen Sie Ihr Publikum nicht, zum Thema zu passen.
Konsistenz
Seien Sie in Ihrer Kommunikation konsistent; Nehmen Sie keine gegensätzlichen Positionen ein, die nur dazu dienen, den Hörer oder den Leser zu verwirren. Wählen Sie die Seite des Problems aus, die Sie unterstützen möchten, und halten Sie sich daran. Die Verwendung einer einheitlichen Stimme und eines einheitlichen Stils hilft dem Publikum, sich mit der Botschaft zu beschäftigen und Vertrauen in Ihr Unternehmen oder Produkt zu entwickeln. Es ist unwahrscheinlich, dass Menschen den Informationen in einer Nachricht vertrauen, die inkonsistent oder widersprüchlich ist.
Mittel
Verwenden Sie das richtige Medium, um Ihr Publikum anzusprechen. Wenn die Nachricht einen persönlichen Brief oder eine E-Mail erfordert, verwenden Sie dieses Medium für die Nachricht. Wenn es jedoch eine Voice-to-Voice- oder Face-to-Face-Kommunikation erfordert, ist E-Mail die falsche Wahl. Das Medium, das für die Geschäftskommunikation verwendet wird, verleiht der Nachricht Glaubwürdigkeit, also bleiben Sie bei dem Medium, das die Nachricht unterstützt.
