Je größer ein Unternehmen ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass der Kauf bestimmter Waren oder Dienstleistungen einen formellen Beschaffungsplan erfordert. Das Ziel besteht darin, sicherzustellen, dass das Unternehmen nicht zu viel ausgibt oder mehr für Komponenten bezahlt als den Gewinn, den das Unternehmen beim Verkauf des fertigen Produkts erzielen wird. Die Ausschreibung ist eine Phase des Beschaffungsprozesses, in der das Unternehmen aktiv Angebote von konkurrierenden Lieferanten durch eine Aufforderung zur Angebotsabgabe oder Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen einholt. Ausschreibungsdokumente identifizieren den Einkauf, die Einkaufsanforderungen und skizzieren einen Prozess, den jeder Lieferant befolgen muss, wenn er ein formelles Angebot oder Angebot einreicht.
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Entwurf eines informativen Einladungsschreibens. Das Schreiben enthält wichtige Informationen, die potenzielle Lieferanten benötigen, um festzustellen, ob sie ein Interesse an einer Teilnahme am Ausschreibungsverfahren haben. Verwenden Sie eine formelle Stimme, definieren Sie Begriffe klar und geben Sie gründliche Erklärungen und Beschreibungen ab. Enthalten Sie Abgabefristen, eine kurze Beschreibung des Kaufbedarfs und Anweisungen zur Vorbereitung, Strukturierung und Abgabe eines Angebots. Geben Sie Details an, z. B. wie lange das Angebot gültig sein muss, und beschreiben Sie die Kriterien und die Methode, die das Unternehmen bei der Bewertung von Angeboten verwendet.
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Erstellen Sie einen Anforderungsplan, einschließlich Mengen, klarer technischer Spezifikationen und Produktleistungsanforderungen. Stellen Sie sicher, dass die Leistungserwartungen eng formuliert sind und keinen Raum für persönliche Interpretationen haben. Dies ist wichtig, um spätere Missverständnisse und Meinungsverschiedenheiten während der Vertragsabwicklungsphase des Kaufs zu vermeiden. Fügen Sie schließlich Lieferinformationen hinzu, einschließlich des Lieferdatums, der Lieferart, des Transports und der Lieferbedingungen.
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Fügen Sie einen Mustervertrag, eine Kopie der autorisierten Bestellung und Blätter mit allgemeinen und besonderen Geschäftsbedingungen ein. Die Bedingungen können Elemente wie Versicherungs- und Haftungsanforderungen sowie Klauseln über Nichterfüllung und Verspätung der Leistung umfassen. Das Einsenden eines Mustervertrags zusammen mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen gibt Lieferanten die Möglichkeit, den Vertrag vor der Unterzeichnung von einem Juristen überprüfen zu lassen.
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Fügen Sie ein Angebotsformular als letzten Punkt in die Aufforderung ein. Das Einreichungsformular wird zu einem rechtsverbindlichen Dokument, sobald der Lieferant die Angebotsunterlagen unterzeichnet und zurücksendet. Verwenden Sie ein Standard-Einreichungsformular, das Sie von Ihrem Anwalt erhalten können, oder erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Formular.
