QuickBooks-Unternehmensdateien können aufgrund der großen Anzahl abgeschlossener Transaktionen und ungenutzter Listenelemente, die im Laufe Ihres Unternehmens erstellt werden, ziemlich groß werden. Durch Verdichten Ihrer Unternehmensdatei können Sie den Prüfpfad entfernen, der den abgeschlossenen Transaktionen zugeordnet ist. Die Transaktionen werden in die zusammenfassenden Journaleinträge verschoben. Diese Einträge ändern nicht die Buchhaltung Ihres Unternehmens, entfernen jedoch den Prüfpfad für alle Transaktionen basierend auf dem Datum, das Sie im Assistenten zum Verdichten von Daten ausgewählt haben.
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Klicken Sie auf "Datei", "Dienstprogramme" und "Daten komprimieren". Wenn Sie QuickBooks über das Netzwerk verwenden und Ihre Unternehmensdatei zwischen vielen Computern synchronisieren, führen Sie diesen Vorgang auf dem Computer aus, auf dem die Daten gespeichert sind.
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Wählen Sie eine Option unter "Welche Transaktion möchten Sie entfernen?" Fenster. Wählen Sie aus, ob Sie Transaktionen vor einem bestimmten Datum entfernen und ein Datum in das Datumsfeld eingeben möchten, oder wählen Sie alle Transaktionen aus. Weiter klicken."
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Wählen Sie die Option aus, um alle Audit-Trail-Informationen zu entfernen. Wenn Sie nur den Audit-Trail entfernen möchten, lassen Sie alle anderen Optionen deaktiviert. Wählen Sie andernfalls alle zusätzlichen Listen, Konten, Lieferanten oder Mitarbeiter aus, die Sie entfernen möchten.
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Klicken Sie auf "Keine Zusammenfassung erstellen" und "Begin Condense".
