Unternehmen, die mit der Arbeit an Bauprojekten der Bundesregierung beauftragt werden, müssen die Davis-Bacon and Related Acts einhalten, eine Gesetzgebung, die die Zahlung der lokal geltenden Lohnsätze vorschreibt. Die zertifizierte Gehaltsabrechnung, eine Anforderung, die in den meisten Bauaufträgen des Bundes enthalten ist, bestätigt die Einhaltung von Davis-Bacon. Kleine Unternehmen, einschließlich solcher, die sich als Subunternehmer für Bundesprojekte anmelden, haben die gleiche rechtliche Verantwortung wie größere Unternehmen, zertifizierte Gehaltsabrechnungen zu erstellen und einzureichen. Davis-Bacon deckt Projekte ab, die 2.000 USD überschreiten - eine Schwelle, zu der viele kleine Unternehmen gehören - für Verträge mit Bundes- und Bundesunterstützung, z. B. solche, die Zuschüsse oder Darlehen erhalten und die möglicherweise im Rahmen von „verwandten Gesetzen“ betrieben werden. Der detaillierte zertifizierte Gehaltsabrechnungsbericht rechtfertigt die Aufnahme in Bundesprojekte, die eine Beteiligung von Kleinunternehmen erfordern. Die für die zertifizierte Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlichen Elemente, wie z. B. die geltenden Lohnsätze, vereinfachen das Ausschreibungsverfahren für kleine Unternehmen. Die Einhaltung der zertifizierten Gehaltsabrechnungsanforderungen kann die zukünftigen Möglichkeiten Ihres Unternehmens für lokale Bundesprojekte beeinträchtigen, und Bundesbehörden bieten Unterstützung, die besonders für kleine und unerfahrene Unternehmen hilfreich ist. Andere Bundesgesetze regeln die Erstellung und Einreichung von Gehaltsabrechnungen während der Laufzeit eines Projekts. Die Gehaltsabrechnung für betroffene Bundesprojekte muss mehrere Elemente enthalten, die als zertifiziert gelten.
Vorherrschender Lohnsatz
Das US-Arbeitsministerium legt gemäß Davis-Bacon Act die örtlichen Lohnsätze für Bundesprojekte fest, einschließlich solcher im District of Columbia, die den Bau, die Reparatur oder die Renovierung von öffentlichen Gebäuden und anderen öffentlichen Betrieben umfassen. Das DBA verlangt von Auftragnehmern und Subunternehmern, Mechanikern und Arbeitern, die im Rahmen eines Bundesvertrags beschäftigt sind, Löhne zu zahlen, die nicht niedriger sind als die vor Ort geltenden Löhne und Nebenleistungen für ähnliche Arbeiten in der Region.
Der DBA regelt auch die Löhne, die Auszubildenden und Auszubildenden in vom Arbeitsministerium genehmigten Programmen gezahlt werden. Die Bestimmungen des Contract Work Hours and Safety Standards Act für Verträge über 100.000 US-Dollar verlangen eine Zahlung von mindestens dem Anderthalbfachen des regulären Tarifs für eine Arbeit von mehr als 40 Stunden pro Woche. Das Gesetz über faire Arbeitsnormen sowie die staatlichen und lokalen Gesetze gelten auch für Überstundenzahlungen bei einigen DBA-Verträgen. Das US-Arbeitsministerium passt die geltenden Lohnsätze regelmäßig an und veröffentlicht die Sätze für die Öffentlichkeit.
Wöchentliche Gehaltsabrechnung
Das Copeland Act schreibt vor, dass Auftragnehmer und Subunternehmer von Bauaufträgen mit Bundes- oder Bundesunterstützung wöchentliche Gehaltsabrechnungen vorlegen müssen, in denen die Löhne aufgeführt sind, die jedem Arbeitnehmer während der vorangegangenen Arbeitswoche gezahlt wurden. Die Vorschriften des US-Arbeitsministeriums verlangen von Bundesauftragnehmern, Kopien aller wöchentlichen Gehaltsabrechnungen an die Bundesbehörde zu übermitteln, die die Arbeiten in Auftrag gibt oder das Projekt finanziert.
Sie können das vom DOL bereitgestellte Formular WH-347 "Gehaltsabrechnung (für Auftragnehmer optionale Verwendung)" verwenden, um die erforderlichen Gehaltsabrechnungsinformationen zu jedem Arbeiter und Mechaniker zu übermitteln: Name, Sozialversicherungsnummer, Adresse, Arbeitsklassifizierung, Stundenlohn, Nebenleistungen Beiträge und Kosten, täglich und wöchentlich geleistete Arbeitsstunden, Abzüge und tatsächlich gezahlte Gesamtlöhne. Sie müssen auch Angaben zu Nebenleistungsplänen und DOL-genehmigten Trainee- und Lehrprogrammen machen.
Entsprechenserklärung
Die wöchentliche Einreichung der Gehaltsabrechnung muss eine vom Auftragnehmer, Subunternehmer oder einer für die Überwachung der Lohnzahlung verantwortlichen autorisierten Person unterzeichnete Konformitätserklärung enthalten. In der unterzeichneten Konformitätserklärung wird bestätigt, dass der beigefügte Abrechnungsbericht vollständig und korrekt ist. Die Erklärung bestätigt, dass alle versicherten Arbeitnehmer gemäß dem Davis-Bacon-Gesetz bezahlt wurden.
Sie können die Konformitätserklärung auf dem DOL-Formular WH-347 "Payroll (For Contractors Optional Use)" verwenden oder ein anderes Formular mit identischem Wortlaut verwenden. Ihr Unternehmen muss das ausgefüllte Formular einschließlich des Abrechnungsberichts und der Erklärung oder Konformität spätestens sieben Tage nach dem regulären Abrechnungsdatum für den vom Abrechnungsbericht abgedeckten Abrechnungszeitraum einreichen.
Compliance und Durchsetzung
Der DOL bietet Auftragnehmern und Subunternehmern Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften, einschließlich der Erstellung und Übermittlung zertifizierter Lohn- und Gehaltsabrechnungsberichte. Das DOL und die auftraggebenden Bundesbehörden prüfen Gehaltsabrechnungen und Konformitätserklärungen, um die Zahlung der erforderlichen Löhne zu überwachen. Das DOL führt auch Umfragen durch, an denen Sie freiwillig teilnehmen können, um die lokal geltenden Lohnsätze zu ermitteln.
Auftragnehmer und Subunternehmer, die vorsätzlich gegen die Bestimmungen des Davis-Bacon oder der damit verbundenen Gesetze verstoßen, können gekündigt oder von Bundesverträgen ausgeschlossen oder Zahlungen zurückgehalten werden. Personen, die falsche beglaubigte Gehaltsabrechnungen einreichen, werden straf- oder zivilrechtlich verfolgt. Das Bundesgesetz sieht Strafen für die wissentliche Unterzeichnung der Konformitätserklärung vor, wenn bekannt ist, dass die Tatsachen nicht wahr sind. Personen, die eine falsche Erklärung unterschreiben oder einreichen, werden gemäß 18 USC Abschnitt 1001 mit Geld- oder Haftstrafen belegt.
