Viele Unternehmen verwenden ein computergestütztes Buchhaltungssystem, um tägliche Finanztransaktionen aufzuzeichnen, aber wenn Sie gerade erst ein Unternehmen gründen und nicht computerisieren möchten, wäre ein 12-Spalten-Buchführungssystem eine einfache Möglichkeit, Ihre Gelder im Auge zu behalten. Diese Art der Buchhaltung zeichnet im Allgemeinen tägliche Transaktionen in chronologischer Reihenfolge auf, klassifiziert Transaktionen nach Kontotyp und ermöglicht es Ihnen, am Ende eines jeden Monats Spaltensummen zu erhalten. Das System ist schnell zu verwenden, aber seine Anwendung ist auf kleine Einzelunternehmen beschränkt, die Transaktionen nur dann aufzeichnen, wenn Bargeld entweder bezahlt oder empfangen wird.
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Schreiben Sie die folgenden Spaltenüberschriften in die obere Zeile des 12-Spalten-Ledgers: Datum, Angaben, Verkäufe, Käufe, Gehaltsabrechnung, Dienstprogramme, Lieferungen, Miete, Steuern, sonstige Ausgaben, Bankguthaben, Kassenbestand, Kapital und Sonstiges.
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Schreiben Sie jede Bargeldtransaktion in chronologischer Reihenfolge ab der ersten Zeile. Notieren Sie das Datum in der Spalte "Datum" und schreiben Sie dann eine sehr kurze Beschreibung der Transaktion in die Spalte "Angaben". Achten Sie jedoch darauf, dass die Beschreibung die Fragen "Wer", "Was" und "Warum" beantwortet. Schreiben Sie zum Beispiel "$18 an ACME Fuel für 6 Gallonen Benzin für einen Lieferwagen bezahlt", um die Kraftstoffkosten aufzuzeichnen.
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Klassifizieren Sie die Transaktion nach ihrem Kontotyp und notieren Sie dann den Betrag unter dem entsprechenden Kontotitel in den nächsten 12 Spalten. Erfassen Sie die Preise der verkauften Waren oder erbrachten Dienstleistungen in der Spalte "Umsatz" und erfassen Sie Barzahlungen in der Spalte "Kassenbestand". Wenn Sie Warenbestände kaufen, erfassen Sie deren Kosten in der Spalte "Einkäufe" und erfassen Sie dann die an Lieferanten gezahlte entsprechende Barzahlung in den Spalten "Bankguthaben" oder "Kassenbestand". Schließen Sie den letztgenannten Betrag in Klammern ein, um zu zeigen, dass es sich um eine Abhebung anstelle einer Einzahlung auf bestehende Fonds handelt und verwenden Sie "Bargeld" nur bei der Ausstellung eines Schecks.
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Erfassen Sie Ausgaben wie Gehaltsabrechnung, Nebenkosten, Verbrauchsmaterialien, Miete, Steuern und andere Ausgaben unter den entsprechenden Spaltenüberschriften und erfassen Sie dann die zur Begleichung der Ausgaben ausgezahlten Barmittel unter "Bankguthaben" oder "Barmittelbestand". Fügen Sie die letzteren Zahlen in Klammern ein, um einen Abzug vom Bargeld anzuzeigen. Erfassen Sie Bankeinlagen, indem Sie den Betrag in den Spalten "Kassenbestand" und "Kassenbestand" notieren. Geben Sie den letzteren Betrag in Klammern an, um eine Auszahlung aus dem Kassenbestand anzuzeigen.
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Erfassen Sie persönliche Abhebungen aus den Mitteln des Unternehmens, indem Sie den Betrag in die Spalte "Kapital" eingeben und den gleichen Betrag von den Spalten "Bankguthaben" oder "Kassenbestand" abziehen. Fügen Sie die letzteren Zahlen in Klammern ein, um anzuzeigen, dass es sich um einen Abzug von Bargeld handelt. Notieren Sie alle anderen Transaktionen, die nicht unter die vorherigen Kontotitel fallen, in der Spalte "Sonstiges". Fügen Sie die Zahlen in jeder Spalte am Ende eines jeden Monats hinzu, um eine Zusammenfassung Ihrer Transaktionen zu erhalten.
