Wenn Sie in datenorientierten Anwendungen wie Tabellenkalkulationsprogrammen arbeiten, gewöhnen Sie sich schnell daran, eine große Anzahl von Einträgen gleichzeitig zu ändern, was Zeit gegenüber der Datensatz-für-Datensatz-Alternative spart. Wenn Sie mit einer Situation konfrontiert sind, in der Sie mehrere Transaktionen oder Listenelemente aus QuickBooks in einem Durchgang löschen möchten, werden Sie schnell feststellen, dass die Befehle, die Sie verwenden möchten, nicht in dem erwarteten Umfang funktionieren. Um diese Einschränkungen zu überwinden, wählen Sie die richtige Methode zum Verbannen unerwünschter Daten.
Die Undeletables
Kunden, die nicht mehr bei Ihnen kaufen, Produkte, die Sie nicht mehr verkaufen, und Anbieter, die Sie nicht mehr in Betracht gezogen haben, fügen Ihren QuickBooks-Datendateien mehr Volumen hinzu, ohne einen kontinuierlichen Mehrwert zu erzielen. Sie möchten sie nicht in Berichten und Listen anzeigen, aber mit QuickBooks können Sie keinen Datensatz löschen, der mit nur einer einzelnen Transaktion verknüpft ist. Wenn der Kunde eine Verbindung zu einem Kostenvoranschlag herstellt, die Produkte in einem Angebot angezeigt werden und die Anbieter früher auf Ihrer Go-to-Liste ganz oben standen, zeigt QuickBooks eine Fehlermeldung an, wenn Sie versuchen, diese Einträge zu löschen. Dieselbe Fehlermeldung bietet Ihnen auch eine Alternative, die diese unerwünschten Datensätze aus dem Blickfeld verbirgt: eine Schaltfläche "Inaktiv", auf die Sie Elemente zurückstufen können, die keine Priorität mehr verdienen, aber mit Ihrer finanziellen Vergangenheit in Verbindung stehen.
Verstecken in Sichtweite
Wenn Sie Bankbeziehungen ändern, ein Konto schließen oder die Verwendung einstellen, verhindern die Verbindungen des Artikels zu mehreren vergangenen Transaktionen Sie, ihn zu löschen. Wenn Sie vorhersehen können, dass ein Konto später wieder verwendet wird, möchten Sie es für die zukünftige Verwendung aufbewahren. Um zu verhindern, dass frühere und vorübergehend ruhende Konten Ihre Sicht auf Ihre Daten überladen, blenden Sie sie aus, anstatt zu versuchen, sie zu löschen. Klicken Sie im Kontenplanfenster mit der rechten Maustaste auf ein Konto, um auf die Option "Konto inaktiv machen" zuzugreifen. Reservieren Sie die Löschung für ein Konto, das Sie versehentlich erstellt haben und wissen, dass Sie es niemals verwenden werden.
Eins nach dem anderen
Nachdem Sie eine Reihe verwaister Datensätze identifiziert haben, die zum Löschen in Frage kommen - beispielsweise die Relikte eines Dateiimports sind fehlgeschlagen -, können Sie eine halbe Stunde lang nach einer Tastenkombination oder einem Menüelement suchen, mit dem Sie mehrere Dateien löschen können. Teileauswahl, nur um zu erkennen, dass QuickBooks keine Funktionen zum Löschen von Massen bietet. Um einen einzelnen Fehler zu beheben oder eine versehentliche Eingabe zu löschen, können Sie Elemente einzeln löschen. Wenn Sie die falschen Datensätze massenhaft aus einer Microsoft Excel-Tabelle importiert haben und den Fehler nicht einzeln beheben möchten, suchen Sie nach Dienstprogrammen, die die von QuickBooks zurückgehaltenen Funktionen hinzufügen können.
Dritte anrufen
Zwei Programme von Drittanbietern sind auf die Art von Aufräumarbeiten spezialisiert, die QuickBooks nicht alleine bewältigen kann. In der Liste der 25 QuickBooks-Dienstprogramme von CPA Karl Irvin konzentriert sich Data Remover (siehe Ressourcen) auf das Löschen von Transaktionen und Listennamen und bietet Ihnen Sortier- und Datenbereichsfunktionen, mit denen Sie die zu entfernenden Daten identifizieren und isolieren können. Die Transaction Pro-Import-, Export- und Löschassistenten von Baystate Consulting (siehe Ressourcen) beschleunigen und vereinfachen das Verschieben von Daten in und aus QuickBooks sowie das Löschen großer Informationsmengen in einem Schritt. Um diese Dienstprogramme umsichtig zu verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie die Konsequenzen ihrer leistungsstarken Funktionen verstehen.
