Die Bequemlichkeit von Kleingeld stellt auch die größte Prüfungsherausforderung dar; Da die Geldkassette normalerweise nicht gut gesichert ist, birgt die zuverlässige Verfolgung des Zugriffs auf das Geld ein internes Kontrollrisiko. Um sicherzustellen, dass das Geld korrekt verwendet wird, müssen die Belege abgeglichen, der Speicherort des Geldes überprüft und die Verfahren überprüft werden, mit denen die Mitarbeiter auf die Mittel zugreifen. Ein Audit sollte regelmäßig durchgeführt werden.
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Treffen Sie die Person, die als normaler Verwalter des Kleingelds fungiert - normalerweise eine Sekretärin oder ein Manager. Wenn keine einzelne Person für die Portokasse verantwortlich ist, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine Police einzuführen, die eine Person als Depotbank für die Portokasse identifiziert. Bringen Sie ein Audit-Log mit, das eine laufende Liste der Portokassensummen im Laufe der Zeit darstellt.
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Zählen Sie die Währung und Münze. Zählen Sie auch den Wert von Briefmarken oder übertragbaren Wertpapieren (wie Reiseschecks oder Wertpapiere), die in der Kasse aufbewahrt werden.
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Summieren Sie alle Belege und Quittungen, die verwendet werden, um Zahlungen aus der Kasse oder Aufzeichnungen von Transaktionen zu rechtfertigen, die dem Bargeld hinzugefügt werden. Stellen Sie sicher, dass alle Unterlagen legitim sind und den geltenden Erstattungs- oder Ausgabenrichtlinien entsprechen.
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Addieren Sie den Gesamtbetrag in bar zum Gesamtbetrag des Gutscheins. Dieser Betrag sollte dem bei der letzten Prüfung festgestellten Geldbetrag entsprechen.
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Fügen Sie dem Kassenbuch einen Datensatz hinzu, in dem Unstimmigkeiten festgestellt werden, wenn der Betrag gering ist oder innerhalb der durch die Richtlinie festgelegten Grenzen liegt.
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Unterzeichnen Sie das Überwachungsprotokoll. Sowohl die Depotbank als auch der Wirtschaftsprüfer sollten ihre Vereinbarungen unterzeichnen, dass der Barbetrag dem protokollierten Betrag entspricht. Entfernen und archivieren Sie vorhandene Belege und Gutscheine gemäß den Richtlinien.
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Überprüfen Sie den Ort, an dem das Kleingeld aufbewahrt wird. Stellen Sie sicher, dass der Zugriff auf die Depotbank oder auf Personen beschränkt ist, die legitimen Zugriff auf die Geldkassette haben. Stellen Sie sicher, dass die Box selbst an einem Ort aufbewahrt wird, der Diebstahl verhindert.
