Wenn Sie Microsoft Outlook als E-Mail-Client und Kalenderplaner verwenden, können Sie viele Informationen an einem einzigen Ort zusammenfassen. Gehen Sie noch weiter, indem Sie Ihre Aufgabenliste zu Outlook hinzufügen und über die Aufgabenfunktion von Outlook steuern, wer welche Aufgabe erhält. Mit dem Aufgabenbereich können Sie Aufgaben delegieren und erhalten außerdem Updates zum Fortschritt der zugewiesenen Arbeit. Verfolgen Sie Aufgaben und Fortschritte vollständig elektronisch und bleiben Sie nie ohne Projekteinblick – alles über Microsoft Outlook.
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Starten Sie Outlook und klicken Sie unten links im Arbeitsbereich auf den Link "Aufgaben". Dadurch werden der Hauptarbeitsbereich und die Multifunktionsleiste für Aufgaben geöffnet.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Aufgabe" auf der linken Seite des Menübands. Um eine vorhandene Aufgabe zu delegieren, doppelklicken Sie in der Liste auf dem Hauptbildschirm auf diese Aufgabe.
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Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche „Aufgabe zuweisen“. Beachten Sie, dass dies das Menüband im Aufgabenfenster selbst ist, nicht das Hauptfenster des Outlook-Bildschirms.
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Klicken Sie im Aufgabenfenster in das Textfeld „An“. Geben Sie den Namen der Person ein, der diese Aufgabe zugewiesen werden soll. Sie können auch seine E-Mail-Adresse eingeben oder auf die Schaltfläche "An" klicken und einen Namen aus der Liste auswählen.
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Klicken Sie in das Feld "Betreff", geben Sie den Namen der Aufgabe ein und wählen Sie dann aus den beiden Kalendermenüs das Start- und Abschlussdatum der Aufgabe aus. Beachten Sie, dass diese Felder möglicherweise bereits ausgefüllt sind, wenn Sie eine vorhandene Aufgabe zuweisen.
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Fügen Sie der Aufgabe zusätzliche Informationen hinzu, z. B. Priorität, fordern Sie bei Bedarf einen Statusbericht, eine Wiederholung und eine Beschreibung der Aufgabe an. Bestehende Aufgaben können diese ausgefüllt haben, aber alle Felder können geändert werden.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, um die Aufgabe zu delegieren. Sie können Ihren Ordner "Gesendete Nachrichten" überprüfen, um sicherzustellen, dass die Zuweisungs-E-Mail gesendet wurde.
