Mit der Bargeldbuchhaltung ist die Buchhaltung einfach: Sie erfassen keine Transaktionen, bis das Geld tatsächlich den Besitzer wechselt, sagt Accounting Tools. Mit der periodengerechten Buchhaltung erfassen Sie Transaktionen, sobald Sie Geld verdienen oder schulden. Wenn eine Rechnung vor oder nach der von Ihnen bezahlten Ware eingeht, erfordert die ordnungsgemäße Erfassung der Transaktion einige zusätzliche Buchhaltungsschritte.
Trinkgeld
Wenn Sie eine Rechnung im Voraus bezahlen, bevor Sie die entsprechenden Waren oder Dienstleistungen erhalten, schreiben Sie Bargeld gut und belasten ein vorausbezahltes Spesenkonto, z. B. vorausbezahlte Verbrauchsmaterialien, vorausbezahltes Inventar oder vorausbezahlte Dienstleistungen. Wenn Sie alles erhalten, wofür Sie bezahlt haben, schreiben Sie vorausbezahlte Kosten gut und belasten Lagerkosten oder ein ähnliches Konto.
Rechnung nicht erhalten
Die Buchführung wäre einfach, wenn Einkäufer einfach einen Lieferanten besuchen, für das bezahlen, was sie brauchen und mit der Ware hinausgehen, aber das passiert oft nicht. Stattdessen erfolgen Bestellung, Versand, Rechnungsstellung und Zahlung an unterschiedlichen Stellen im Prozess. Um Sie weiter zu verwirren, behandelt Ihr Bestandsverwaltungssystem Warensendungen anders als Ihr Buchhaltungssystem.
Angenommen, Sie erhalten eine Lieferung von Inventargegenständen, aber die Rechnung ist noch nicht eingegangen. Wenn Sie ein permanentes Inventarsystem verwenden, bei dem Sie Ihre Lagerbestände ständig aktualisieren, erfassen Sie die Sendung sofort; Bei einem periodischen Inventar erfassen Sie es am Ende des Abrechnungszeitraums. In jedem Fall verbuchen Sie den Kauf erst als Kreditorenbuchhaltung, wenn Sie die Warenrechnung erhalten haben.
Angenommen, Sie haben bestellt $2,000 des Inventars. Solange die Rechnung nicht eingegangen ist, erfassen Sie die $2,000 auf dem GRNI-Konto - Wareneingang, nicht in Rechnung gestellt - sowie im Inventar. Sobald der Lieferant die Warenrechnung einreicht, reduzieren Sie GRNI um . $2,000 und aufnehmen $2,000 in Kreditorenbuchhaltung.
GRNI-Tracking
Wenn Ihr Geschäft wächst, werden GRNI-Sendungen möglicherweise häufiger. Ihr GRNI-Konto kann am Ende Hunderte von Einträgen mit mehreren Käufen, mehreren Artikeln und mehreren Anbietern enthalten. Das Verfolgen und Aktualisieren dieser Rechnungen beim Erhalt der Rechnungen nimmt immer mehr Zeit und Mühe in Anspruch und es ist leicht, den Überblick zu verlieren. Lieferantenverzögerungen, Rechnungsfehler und Betrug können die Situation verschlimmern.
Software kann dabei helfen. Ein automatisierter Prozess kann Rechnungen entgegennehmen, sie mit Bestellungen abgleichen und die erforderlichen Buchhaltungsanpassungen vornehmen, ohne die Daten zu verpassen, die ein menschliches Auge möglicherweise überspringt. Dies hat den zusätzlichen Vorteil, dass Ihre Bücher ohne Zeitverzögerung auf dem neuesten Stand sind. Dies kann es einfacher machen, Anbieter zu erkennen, die langsam sind oder rechtzeitig liefern, und zu entscheiden, welche mehr von Ihrem Geschäft verdienen.
Ware nicht erhalten
Manchmal funktionieren die Dinge umgekehrt. Sie erhalten die Rechnung, bezahlen sie vielleicht, aber Sie haben die Ware noch nicht. Accounting Tools sagt, dass dies beispielsweise passiert, wenn Sie die bestellten Waren im Voraus bezahlen. Die Vorauszahlung kann daran liegen, dass Sie die Barabrechnung verwenden und die Ausgaben frühzeitig erfassen möchten, oder daran, dass Sie bei Vorauszahlung bevorzugt behandelt werden. Es passiert auch, wenn der Verkäufer Ihnen, aus welchen Gründen auch immer, keinen Kredit gibt.
Die Bilanzierung von Inventar, das bezahlt, aber nicht erhalten wurde - oder von vorausbezahlten Waren oder vorausbezahlten Dienstleistungen - behandelt die Waren oder Dienstleistungen, die die andere Partei Ihnen schuldet, als Vermögenswert. Wenn du bezahlst $1,200 im Inventar im Voraus, Sie gutschreiben $1,200 das Rechnungskonto für vorausbezahlte Ausgaben einzulösen und zu belasten $1,200. Wenn Sie die Lagerartikel oder andere Waren erhalten, schreiben Sie vorausbezahlte Ausgaben gut und belasten Lagerausgaben.
Bei Dienstleistungen ist es etwas komplizierter, weil der Prozess langwieriger ist. Wenn Sie beispielsweise einen Internetdienst oder eine Versicherung im Wert von einem Jahr im Voraus bezahlen, belasten Sie jeden Monat ein Zwölftel der Zahlung mit vorausbezahlten Ausgaben. Zum Beispiel, wenn Sie bezahlt haben $24,000 Für ein Jahr Wartungsservice würden Sie belasten $2,000 monatlich vom Rechnungsabgrenzungsposten ab und schreiben den gleichen Betrag dem Wartungsaufwandskonto gut.
In der Praxis kann dies bei jeder einzelnen vorausbezahlten Ausgabe und jedem Kauf Ihre Buchhaltung blockieren, da viel zu viele vorausbezahlte Artikel, insbesondere Dienstleistungen, nachverfolgt werden. Um dies zu vermeiden, legen Sie einen Mindestschwellenwert für die Eingabe eines Artikels in das Konto für vorausbezahlte Ausgaben fest. Wenn der Schwellenwert beispielsweise ist $500 und Sie zahlen im Voraus für $400 im Wert von Büromaterial, behandeln Sie einfach die $400 als regelmäßiger Aufwand.
Wenn Sie mit Bargeld handeln
Wenn Sie, wie viele kleine Unternehmen, die Bargeldabrechnung verwenden, gibt es laut Fundera kein Konto für vorausbezahlte Ausgaben. Angenommen, Sie zahlen a $1,400 Warenrechnung heute, aber erst nach zwei Wochen erhalten. Anstatt sich um vorausbezahlte Ausgaben zu kümmern, erfassen Sie einfach die $1,400 als regelmäßiger Kauf. Wenn Sie für sechs Monate Dienstleistungen mit bezahlt haben $300 Heute würden Sie die Ausgaben heute erfassen und das Konto später nicht mehr anpassen.
Dies vereinfacht Ihre Buchhaltung, verzerrt aber auch das Aussehen Ihrer Finanzen. Angenommen, Sie zahlen $3,600 diesen Monat für ein Jahr Dienstleistungen. Das ist eine sehr hohe Serviceausgabe in diesem Monat, gefolgt von 11 Monaten ohne Ausgaben. Der periodengerechte Ansatz zeigt $300 Wenn Sie die Kosten pro Monat erhöhen, erhalten Sie ein realistischeres Bild.
Wenn Sie der Verkäufer sind
Wenn Sie der Verkäufer sind, funktioniert die Abrechnung des bezahlten, aber nicht erhaltenen Inventars in umgekehrter Reihenfolge. Aufgrund des Inventars des Käufers werden Gegenstände oder Dienstleistungen als Verbindlichkeit und nicht als Vermögenswert in die Bücher aufgenommen. Verkäufer führen normalerweise nicht viele Vorauszahlungen, daher ist es nicht schwer, die Zahlungen zu verfolgen und die Konten anzupassen.
Wenn Sie, sagen wir, a . erhalten $1,500 Bei Zahlung für den Versand der Ware erfassen Sie eine Gutschrift auf dem Vorauszahlungsverbindlichkeitskonto und eine Lastschrift in bar. Wenn Sie die Waren versenden, belasten Sie Vorauszahlungen und schreiben die Einnahmenkonten gut. Wenn Sie Dienstleistungen im Voraus verkaufen, passen Sie die Konten für jeden Monat der Dienstleistungen an, wie es der Käufer tut.
Um Bargeld im Voraus bitten
Laut Jobber Academy besteht der Vorteil der Vorauszahlung der Kunden darin, dass sie sich keine Sorgen über die Nichtzahlung machen müssen und sicherstellen, dass die Zahlung rechtzeitig eingeht. Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit einem engen Cashflow sind, sind dies eindeutige Pluspunkte. Es gibt andere Umstände, unter denen es eine gute Idee ist:
- Sie müssen eine beträchtliche Menge an Rohstoffen bezahlen und möchten eine Anzahlung. Dachdecker verlangen häufig eine Kaution, um beispielsweise Schindeln und Nägel abzudecken.
- Es ist eine große Aufgabe, und Sie können es sich wirklich nicht leisten, dass der Kunde zurücktritt. Eine Anzahlung garantiert das Buy-In des Kunden.
- Sie wissen aus früheren Erfahrungen, dass dieser Kunde zu spät bezahlt.
- Ihr Geschäft ist neu und Sie brauchen den Cashflow.
Der Nachteil ist, dass wenn Sie die Warenrechnung vor der Ware oder Dienstleistung senden, dies die Beziehung zu Ihren Kunden beeinträchtigen kann, insbesondere wenn diese mit Ihrer Arbeit unzufrieden sind. Machen Sie sich immer im Voraus klar, was die Bedingungen des Deals sind. Kontaktieren Sie sie nach der Lieferung, um zu sehen, ob sie zufrieden sind. Bieten Sie einen Rabatt auf die Vorauszahlung an, wenn Sie es sich leisten können. Sie möchten, dass Ihre Kunden rundum zufrieden sind.
