Die Gehaltsabrechnung ist eine Kernfunktion Ihres Kleinunternehmens, denn Ihre Aufgaben hören nicht damit auf, Ihren Mitarbeitern einfach ihren Gehaltsscheck zu geben. Sie müssen auch die entsprechenden Bundes-, Landes- und örtlichen Gesetze einhalten. Wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnungspflichten nicht ordnungsgemäß verwalten, kann dies zu ungenauen Gehaltsschecks und Finanzberichten führen. Durch ein effektives Management tragen Sie zur Stärkung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung bei.
Überlegungen
Wählen Sie eine konsistente Zahlungsperiode, z. B. wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich. Überprüfen Sie die Mindestzahltaggesetze Ihres Staates; Sie zahlen möglicherweise häufiger als gesetzlich vorgeschrieben, jedoch nicht seltener.
Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem
Ihr Gehaltsabrechnungssystem ermöglicht Ihnen die Verarbeitung von Gehaltsschecks. Wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung intern bearbeiten, ist die Verwendung der Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware effizienter als die manuelle Verarbeitung der gesamten Lohn- und Gehaltsabrechnung. Der Softwareanbieter verfügt im Allgemeinen über Pakete, die auf der Größe Ihres Unternehmens basieren. Um Zeit und Geld zu sparen, können Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsaufgaben an eine Lohn- und Gehaltsabrechnungsfirma auslagern. Der Anbieter verarbeitet Gehaltsschecks und kümmert sich häufig um die Lohnsteuer- und Leistungsverpflichtungen Ihres Unternehmens. Sie müssen lediglich die Arbeit des Anbieters überprüfen.
Zeitnehmungssystem
Um die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen, können Sie die Arbeiter wöchentliche Arbeitszeitblätter ausfüllen oder eine Stechuhr installieren. Letzteres ist effizienter als Ersteres, da es für Mitarbeiter nicht so einfach ist, Zeitschaltstunden zu erstellen. Je nachdem, welche Art von Zeitschaltuhr Sie haben, berechnen Sie entweder die auf der Zeitkarte angezeigten Stempel oder das System führt die Berechnungen für Sie durch.
Lohnsteuer
Während der Gehaltsabrechnung müssen Sie Bundeslohnsteuern, einschließlich Sozialversicherung und Medicare, von den Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter einbehalten und Ihren eigenen Anteil an die zuständigen Regierungsbehörden zahlen. Sie ziehen auch Bundeseinkommensteuern, staatliche Einkommensteuern – sofern zutreffend – und Arbeitslosenversicherungsbeiträge ab. Geben Sie Ihren neuen Mitarbeitern zum Zwecke der Quellensteuer des Bundes ein W-4-Formular, das sie rechtzeitig für ihre ersten Gehaltsschecks ausfüllen und an Sie zurücksenden können. Informationen zu Ihren steuerlichen Verpflichtungen des Bundes finden Sie im Rundschreiben E des Internal Revenue Service, "The Employer's Tax Guide". Um Ihre staatlichen und lokalen Verbindlichkeiten zu ermitteln, wenden Sie sich an Ihre staatliche Finanzbehörde oder Ihren lokalen Steuerbevollmächtigten.
Angestelltenbonus
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern betriebliche Leistungen wie Krankenversicherung, flexible Ausgabenkonten und Altersvorsorgepläne anbieten, werden auch die freiwilligen Beiträge des Mitarbeiters zu diesen Plänen über die Gehaltsabrechnung abgewickelt. Ihre Lohn- oder Gehaltsabrechnung oder Ihr Personal können diesen Bereich Ihres Unternehmens bearbeiten, oder Sie können einen externen Administrator einstellen. Wenn Sie bezahlte Freizeit anbieten, z. B. Trauer, Urlaub, Krankheitstage und persönliche Tage, kann Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungsverwalter nachverfolgen, was verwendet wird.
Direkte Einzahlung
Je mehr Gehaltsschecks Sie generieren, desto mehr Schecks müssen Sie verfolgen. Gehaltsschecks sind anfällig für Diebstahl oder Fehlplatzierung. Stellen Sie in diesem Fall eine Stoppzahlung für den gestohlenen oder verlorenen Scheck aus und stellen Sie dem Mitarbeiter einen weiteren Gehaltsscheck aus. Sie können diese Möglichkeit vermeiden, indem Sie eine direkte Einzahlung bei Ihrer Bank vornehmen und eine Abrechnungssoftware verwenden, die diese Option aktiviert. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern die Vorteile der Direkteinzahlung und ermutigen Sie sie, diese anzunehmen.
Buchhaltung
In der Lohn- und Gehaltsabrechnung überwachen Sie die Lohn- und Gehaltskosten des Unternehmens. Über die Lohn- und Gehaltsabrechnung ordnen Sie den korrekten Finanzkonten Löhne, Gehälter, Gehaltsabzüge und andere Ausgaben zu. Sie führen auch eine regelmäßige Abstimmung durch, um genaue Gehaltsschecks, Steuerberichte und Buchhaltung sicherzustellen.
Aufzeichnungen führen
Die Bundes- und Landesregierungen haben spezielle Aufzeichnungen über die Gehaltsabrechnung. Obwohl die Gehaltsabrechnungssoftware Ihre Gehaltsabrechnungsdaten speichert, können Sie die Zuverlässigkeit erhöhen, indem Sie Gehaltsabrechnungsberichte am Ende jeder Abrechnungsperiode ausdrucken und die Papierkopien in einem sicheren Bereich ablegen. In den Berichten werden die Brutto-Nettolöhne jedes Mitarbeiters für den Lohnzeitraum aufgeschlüsselt.
