Ohne gründliche Dokumentation kann ein Unternehmen den Spieß von einem verärgerten Ex-Mitarbeiter aufdrehen lassen, den es rechtmäßig und zu Recht gekündigt hat. Das Ergebnis kann ein teurer Prozess sein. Die objektive Dokumentation von Vorfällen, schlechter Leistung und Gesprächen mit einem Mitarbeiter kann dazu beitragen, Glaubwürdigkeit herzustellen und Ihre Ansprüche zu unterstützen, wenn es darum geht, einen Mitarbeiter zu kündigen.
Termine
Immer wenn ein Vorfall oder ein Gespräch zwischen Ihnen und einem problematischen Mitarbeiter auftritt, ist es wichtig, das Datum zu dokumentieren, an dem es aufgetreten ist. Das Einbeziehen der Daten kann Ihnen dabei helfen, jedes Ereignis zu isolieren und alle Muster festzulegen, die Sie bemerken, wenn Sie die Dokumentation für eine Kündigung eines Mitarbeiters vorbereiten. Die Dokumentation von Ereignissen zeigt auch, dass die Entscheidung zur Kündigung eines Mitarbeiters nicht ohne Aufzeichnung früherer Vorfälle getroffen wurde.
Verstöße
In einem Artikel für das Personalmanagement der Gesellschaft schreibt H. Ann Liroff, dass Sie alle Verstöße von Mitarbeitern in der Personalakte eines Mitarbeiters dokumentieren sollten, sobald sie auftreten. Verstöße sollten den Richtlinien und dem Verfahrenshandbuch des Unternehmens entsprechen und können schlechte Leistung, Vertragsverletzungen, illegale Handlungen, unethisches Verhalten, geringe Produktivität, Abwesenheit, Verspätung, Aufsässigkeit, unsichere Praktiken und störendes Verhalten umfassen. Wenn Sie einen Verstoß dokumentieren, sollten Sie gegebenenfalls die Sprache des Mitarbeiters angeben, wie sich der Vorfall auf die Pflichten des Mitarbeiters ausgewirkt hat und wie sich dies auf die Abteilung oder das Unternehmen insgesamt ausgewirkt hat. Verwenden Sie die Notizen, die Sie in die Personalakte eines Mitarbeiters geschrieben haben, um eine Liste von Verstößen und deren Datum in Kündigungsdokumenten zu erstellen.
Gespräche und Bewertungen
Fügen Sie bei der Dokumentation eines Verstoßes Notizen zu den von Ihnen ergriffenen Maßnahmen oder Gesprächen mit dem Mitarbeiter hinzu. Detaillierte Gespräche mit dem Mitarbeiter über Leistungsmängel, deren Folgen sowie realistische Richtlinien und Fristen, die Sie für Verbesserungen festgelegt haben. Solche Notizen helfen, gerechtfertigte Disziplinarmaßnahmen oder eine Kündigung durchzusetzen. Wenn eine Mitarbeiterin auf solche Unterlagen aufmerksam gemacht wird, wird sie auch auf nachteilige Folgen aufmerksam.
Bewertungen
Dokumentieren Sie neben Gesprächen auch durchgeführte Mitarbeiterbewertungen, Besprechungen, die stattgefunden haben, um den Fortschritt eines Mitarbeiters in Bezug auf festgelegte Ziele und die Beteiligung des Mitarbeiters während des gesamten Prozesses zu bewerten. Es empfiehlt sich, schriftliche Abmahnungen auszusprechen und den problematischen Mitarbeiter ein Dokument unterschreiben zu lassen, das den Erhalt des Dokuments bestätigt. Diese Bestätigung kann dazu beitragen, dass der Mitarbeiter abgemahnt und auf mögliche Konsequenzen aufmerksam gemacht wurde. Fügen Sie Informationen zu Gesprächen, Bewertungen und Warnungen in ein Kündigungsdokument für Mitarbeiter ein.
Disziplinarmaßnahmen
Vermerken Sie Disziplinarmaßnahmen, die einem Mitarbeiter zugefügt wurden, immer in den Personalakten und Kündigungsunterlagen. Disziplinarmaßnahmen können eine Herabstufung, Bewährung oder Suspendierung umfassen. Nehmen Sie das Ergebnis von Disziplinarmaßnahmen in Ihre Notizen auf.
