Die Zentralisierung des Einkaufs wird immer wichtiger, je größer ein kleines Unternehmen wird. Am wichtigsten ist, dass eine dezentrale Einkaufsstruktur, in der einzelne Abteilungen für ihre eigenen Einkaufsaktivitäten verantwortlich sind, häufig sowohl kostspielig als auch ineffizient ist. Im Gegensatz dazu reduziert eine zentralisierte Organisations- und Managementstruktur die Einkaufskosten und schafft eine effizientere Einkaufsabteilung.
Grad der Zentralisierung
Zentraler Einkauf bezieht sich auf vollständig zentralisierte und zentrumsgesteuerte Organisationsstrukturen. In beiden Fällen erstellt die Einkaufsabteilung Einkaufsrichtlinien und Standardarbeitsanweisungen für das gesamte Unternehmen. Eine vollständig zentralisierte Struktur übernimmt auch die Einkaufsaufgaben und -aktivitäten für alle Abteilungen oder Abteilungen von der Unternehmenszentrale oder vom Home Office aus. In einer zentrumsgesteuerten Struktur erstellt die Einkaufsabteilung Einkaufsrichtlinien und Standardbetriebsregeln, überlässt jedoch die täglichen Einkaufsaufgaben und -verantwortlichkeiten jeder Abteilung oder jedem Geschäftsbereich.
Strategische Effizienz
Langfristige Geschäftsziele und Ziele der Einkaufsabteilung sind häufig direkter mit einer zentralisierten Einkaufsstruktur verbunden. Ein Hauptgrund dafür ist, dass viele Unternehmen den Einkauf mit einem zentralen Einkauf als wichtiger empfinden. Wahrnehmungen von größerer Bedeutung führen dazu, dass der zentralisierte Einkauf nicht nur innerhalb des Unternehmens sichtbarer wird, sondern auch eher an einer langfristigen strategischen Planung teilnimmt. Durch die Einbeziehung von Beschaffungsinitiativen in langfristige Geschäftsziele wird der finanzielle Erfolg des Geschäfts mit den Beschaffungszielen verknüpft.
Verfahrenseffizienz
Die Zentralisierung bietet eindeutige Verfahrensvorteile, die in einer dezentralen Struktur nicht verfügbar sind. Zum einen eliminiert die Zentralisierung redundante und doppelte Anstrengungen. Die gemeinsame Nutzung von Informationen und Ressourcen bietet Möglichkeiten, abteilungsbezogene Einkäufe zu kombinieren, um Mengenrabatte zu erhalten und Transport- und Lieferkosten zu senken. Eine zentralisierte Einkaufsabteilung erleichtert auch den Aufbau und die Pflege guter Beziehungen zu Lieferanten und Lieferanten. Ein Hauptgrund dafür ist, dass es die Verwirrung unter den Lieferanten verringert, die sich nicht mehr fragen müssen, mit wem sie bei jeder Bestellung sprechen sollen.
Kontrolle und Management
Die Zentralisierung der Einkaufspolitik sorgt für eine bessere interne Kontrolle. Eine zentrale Einkaufspolitik und ein Top-Down-Informationsfluss standardisieren die Entscheidungs- und Einkaufsaktivitäten. Beispielsweise identifiziert eine zentralisierte Richtlinie Mitarbeiter, die berechtigt sind, eine Bestellung zu initiieren, skizziert Kriterien für die Auswahl von Lieferanten und legt Ausgabengrenzen fest. Eine zentrale Politik befasst sich auch mit ethischen Fragen. Dazu gehören die Position des Unternehmens zur Annahme von Geschenken von Lieferanten, die Identifizierung von Fällen, die einen Interessenkonflikt darstellen, und die Position des Unternehmens zur Wahrung der Vertraulichkeit.
