Die Einrichtung eines Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems ist ein wesentlicher Schritt für die Gründung eines Unternehmens. Die Auswahl des richtigen Systems rationalisiert die Lohn- und Gehaltsabrechnung, hilft Ihnen bei der Erfüllung der gesetzlichen Quellensteuer- und Pfändungsanforderungen und schützt Sie vor Bußgeldern und Strafen für ungenaue Meldungen durch den Internal Revenue Service sowie die staatlichen und lokalen Behörden. Sie können die Gehaltsabrechnung von Hand führen, einen Gehaltsabrechnungsservice beauftragen oder Tabellenkalkulationen verwenden. Software und Gehaltsabrechnungsdienste vereinfachen die Verwaltung und verbessern die Genauigkeit, aber Sie sollten das System wählen, das am besten zu Ihrer Branche, Ihrem Budget und Ihrer Mitarbeiterzahl passt.
Registrieren Sie Ihr Unternehmen
Besorgen Sie sich vor der Einstellung von Mitarbeitern eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer oder EIN. In Ihrem Bundesstaat und Ihrer Stadt ist möglicherweise auch eine Arbeitgeberregistrierung erforderlich. Informieren Sie sich über Ihre Berichtspflichten, damit Sie Kategorien in Ihrem Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem entwerfen können, um die Berichterstattung an Behörden und die Zahlung von Lohnsteuern zu vereinfachen. Informationen zu Ihren Bundesverantwortlichkeiten erhalten Sie im vom IRS veröffentlichten Leitfaden zur Arbeitgebersteuer. Besuchen oder kontaktieren Sie die staatlichen Behörden, bei denen Sie Arbeitnehmer beschäftigen, um Steuer- und Berichterstattungsrichtlinien zu erhalten und herauszufinden, ob Sie Stadtsteuern abziehen müssen.
Mitarbeiter und Arbeitsdienste dokumentieren
Bestätigen Sie, dass Mitarbeiter das gesetzliche Recht haben, in den USA zu arbeiten, indem Sie Ausweise kopieren und den Status des Mitarbeiters überprüfen. Bestimmen Sie Gehaltssätze, Provisionen und Gehälter und wie oft Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen – wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich. Zu den Entschädigungen und Selbstbehalten für Unternehmen zählen Mahlzeiten, Uniformen, Krankenversicherungen, Altersvorsorge, staatliche und bundesstaatliche Steuern und manchmal auch Stadtsteuern. Fügen Sie für jeden dieser Abzüge Kategorien in Ihre Gehaltsabrechnungen und separate Listen für Gehälter, Provisionen, Stundenlohn und Überstunden ein. Die Dokumentation dieser Abzüge muss an die Steuerbehörden gesendet werden.
Wählen Sie ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem
Führen Sie Aufzeichnungen von Hand oder formatieren Sie eine Computertabelle, um die Berechnungen zu vereinfachen. Überlegen Sie, ob Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern möchten, wenn Ihr Unternehmen groß genug ist, um dies zu rechtfertigen. Gehaltsabrechnungsdienste bieten Unternehmen viele Vorteile bei der Aufzeichnung und Berichterstattung, und Softwareprogramme bieten ähnliche Vorteile. Unabhängig von Ihrem System muss jemand Zahlen eingeben, Berichte einreichen, Schecks unterschreiben und geleistete Arbeitsstunden melden und Systemänderungen in jeder Zahlungsperiode vornehmen - neue Mitarbeiter hinzufügen und Quellen- und Gehaltssätze ändern. Gehaltsabrechnungsdienste stellen Schecks aus, die von einer autorisierten Person überprüft und unterschrieben werden. Möglicherweise möchten Sie jedoch Schecks intern drucken und möchten einen Dienst, der diese Option bietet. Beliebte Softwareprogramme, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung intern verwalten, sind Intuit Payroll, QuickBooks, Payroll Mate, Center Point und ezPaycheck.
Stellen Sie Fragen, bevor Sie sich für ein System entscheiden
Ein System funktioniert nur für die erste Gehaltsabrechnung effektiv. Änderungen bei Quellensteuern, Meldepflichten und Mitarbeiterstatus erfordern kontinuierliche Anpassungen. Das Entwerfen einer effektiven Methode zum Hinzufügen neuer Mitarbeiter, zum Einbehalten von Änderungen und zum Optimieren von Abzügen ist für eine genaue Gehaltsabrechnung von entscheidender Bedeutung. Finden Sie heraus, ob ein Gehaltsabrechnungsanbieter Online-Updates, angemessene Sicherheitsmaßnahmen und jährliche Pauschalgebühren unabhängig von Gehaltsänderungen anbietet. Wenn Ihr Unternehmen behördlichen Vorschriften unterliegt, stellen Sie fest, ob jeder Anbieter die Sicherheitsanforderungen erfüllt. Finden Sie heraus, ob der Lohn- und Gehaltsabrechnungsservice Sie für die dadurch verursachten Fehler oder verspäteten Gebühren entschädigt. Einige Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen reichen gegen eine Gebühr Berichte ein. Stellen Sie sicher, dass Sie Berichte in kompatiblen Dateien abrufen können. Wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung intern abwickeln, wählen Sie ein System, das auf Kompatibilität, Benutzerfreundlichkeit und Online-Funktionalität basiert. Senden Sie nach dem Einreichen von Berichten Zahlungen und Berichte an Versicherungsunternehmen, Krankenversicherungen, Regierungsbehörden und Altersvorsorgepläne. Nehmen Sie sich genügend Zeit, um Berichte zu überprüfen und Schecks auszustellen, nachdem Sie Informationen von Lohnbuchhaltern erhalten haben.
