Eine Empfangsdame für kleine Unternehmen begrüßt nicht nur Besucher in Ihrem Büro oder leitet eingehende Anrufe direkt ein. Eine Empfangsdame kümmert sich oft um Lieferungen, bearbeitet die Post, tätigt ausgehende Anrufe für Manager und kümmert sich um Anwälte. Kleine Unternehmen holen das Beste aus ihren Empfangsmitarbeitern heraus, indem sie laufende Aufgaben zuweisen, um Ausfallzeiten zu füllen, wie z. Eine Analyse Ihres Organigramms und eine detaillierte Stellenbeschreibung helfen Ihnen, das Beste aus Ihrer Position als Empfangsdame herauszuholen.
Machen Sie einen guten ersten Eindruck
Ihre Empfangsdame ist oft die erste Person, mit der Ihre Kunden oder Lieferanten Kontakt haben. Wenn sie desorganisiert ist, mit Ihrem Personal oder Ihren Abteilungen nicht vertraut ist oder physisch ungepflegt ist, sendet sie eine Nachricht darüber, wie organisiert Ihr Unternehmen ist oder wie ernst Sie Ihr Geschäft nehmen. Legen Sie eine Kleiderordnung für Ihre Empfangsdame fest, die sie möglicherweise daran hindert, an einem „lässigen Freitag“ -Kleid teilzunehmen. Verbieten Sie Kaugummi an ihrem Schreibtisch, essen Sie im Empfangsbereich zu Mittag, spielen Sie Musik während der Arbeit oder fügen Sie ihrem Arbeitsplatz persönliche Dekorationen hinzu.
Fordern Sie sie auf, ihren Desktop sauber zu halten und ihren Computermonitor von den Besuchern fernzuhalten. Machen Sie Ihre Rezeptionistin mit wichtigen Kunden und Lieferanten vertraut, damit sie sich wichtig und geschätzt fühlen kann, indem sie sich an ihre Namen erinnert, ihre Unternehmen kennt und versteht, was sie herstellen oder verkaufen.
Effizientes Trafficking bereitstellen
Wenn Besucher ankommen und Leute anrufen, sollte eine Empfangsdame nicht raten oder recherchieren müssen, wo sich Ihr Personal befindet. Trainieren Sie Ihren Rezeptionisten, um genau zu wissen, was das Unternehmen tut, einschließlich grundlegender Produkt- oder Servicewissen, damit er versteht, wer die wichtigsten Ansprechpartner sind und wo er Anfragen richten kann. Stellen Sie sicher, dass er weiß, wie Ihr Büro organisiert ist, damit er Pakete, Post und Kunden- oder Lieferantenanfragen an die richtigen Personen weiterleiten kann.
Trainieren Sie ihn so, dass er mit Ihrem Personal und seinen Positionen vertraut ist, einschließlich der korrekten Aussprache ungewöhnlicher Namen. Legen Sie Verfahren zur Annahme und Unterzeichnung von Paketen fest, was nicht nur aus Effizienzgesichtspunkten wichtig ist, sondern auch, um die Sicherheit zu verbessern und die Haftung zu reduzieren.
Verbessern Sie die Empfangsproduktivität
Eine Empfangsdame kann tagsüber erhebliche Ausfallzeiten haben, wenn Sie selten Anrufe und Besucher erhalten. Eine Position an der Rezeption kann die Produktivität Ihres Arbeitsplatzes verbessern, indem eine oder mehrere Büroarbeiten ausgeführt werden. Viele Rezeptionisten führen eine einfache Abrechnung durch, verwalten das Inventar, sortieren und liefern E-Mails, aktualisieren Websites, kümmern sich um Datenbankeinträge und Korrespondenz, senden E-Mails von einem Sammelkonto an die entsprechenden Abteilungen und führen Anwesenheitslisten. Führungskräfte in kleinen Unternehmen, die keine persönlichen Assistenten haben, verlassen sich häufig auf Empfangsmitarbeiter, um den Kunden den Eindruck zu vermitteln, Assistenten zu haben, indem sie Aufgaben wie das Tätigen von Telefonanrufen und das Festlegen von Terminen zuweisen.
Pflegen Sie die Arbeitsmoral
Die Rezeptionistin eines kleinen Unternehmens ist oft der „menschliche Wasserkühler“ eines Büros. Die meisten Mitarbeiter haben täglich Kontakt mit der Empfangsdame und unterhalten sich oft und diskutieren über Neuigkeiten am Arbeitsplatz. Die Rezeptionistin kennt die Pläne für das Mittagessen in der Gruppe und weiß, ob jemand Leckereien in den Pausenraum gebracht hat, Geburtstag hat, verlobt ist oder eine Beförderung erhält.
Sie kann konstruktiv bei der Verbesserung der Unternehmensmoral sein oder destruktiv sein, indem sie Gerüchte und Klatsch verbreitet. Fragen Sie die Mitarbeiter nach ihrer Meinung zu Ihrer Empfangsdame, um festzustellen, ob sie einen positiven oder negativen Einfluss auf die Mitarbeitermoral hat.
