Sie haben bereits das Abenteuer Ihres Lebens begonnen, indem Sie ein kleines Unternehmen gegründet haben. Jetzt können Sie sich auf ein anderes, aber dennoch aufregendes Abenteuer einlassen: ein spezielles Projekt, das Ihr Unternehmen belebt, den Betrieb verbessert und möglicherweise Ihr Geschäftsergebnis bereichert. Das sind zumindest die Auszahlungen, die Sie erwarten – wenn Ihr Projekt zu einem richtigen Abschluss kommt.
So schwer es auch zu glauben sein mag, einige Sonderprojekte schmachten oder laufen aus dem Ruder – und berauben Kleinunternehmer der Vorteile, die sie sich vorstellten, als sich das Projekt in seiner frühen „Traumphase“ befand. Sie können diese Möglichkeit abwenden, indem Sie sich auf das Wichtigste vorbereiten Projektabschluss Aktivitäten, die von Projektmanagement-Experten empfohlen werden.
Erfassen Sie die Bedeutung des Projektabschlusses
Egal in welcher Phase sich Ihr Projekt gerade befindet, es ist nie zu früh, sich mit dem vertraut zu machen Bedeutung des Projektabschlusses Aktivitäten. Sie befinden sich auf einer Reise und während Sie sich jetzt vielleicht auf die entscheidenden ersten Schritte konzentrieren, sollten Sie Ihr Ziel dennoch im Auge behalten. Sie haben bereits zu viel Zeit, Mühe und Geld in Ihr Projekt investiert - und wahrscheinlich viel Hoffnung -, um anders zu denken.
Nach smart Projektabschluss Schritte tragen dazu bei, dass:
- Die ganze Arbeit mit Ihrem Projekt verbunden ist mehr als vorbei; es ist vollständig.Alle Beteiligten im Projekt stimmt zu, dass das Projekt zu einem zufriedenstellenden Abschluss gekommen ist.Die wichtigen Prozesse und Verfahren, die erforderlich sind, um das Projekt in Ihren täglichen Geschäftsbetrieb zu integrieren, sind vorhanden.
Vorsicht vor "Project Drift"
Niemand kann es dir verdenken, wenn du noch deinen Doubting Thomas Hut aufhast. Mit einem Projektmanager an der Spitze fragen Sie sich vielleicht, wie er ein Projekt gefährden könnte. Schließlich hat er auch Zeit, Geld und andere Ressourcen in Ihr Projekt investiert. Er hat viel aufs Spiel gesetzt, auch seinen Ruf in der Branche.
Die Realität ist, dass selbst Projekte, die in den fähigsten Händen beginnen und ablaufen, Opfer einer sogenannten „Projektdrift“ werden können. Computerprojekte sind besonders dafür berüchtigt, in eine von zwei Arten von Drift zu fallen.
Lernen Sie aus Sprachprojekten
Die erste Art der Drift tritt auf, wenn ein Projekt zum Erliegen kommt, manchmal weil:
- Ein Projektteam wird so in ein Unternehmen integriert, dass ihre Anwesenheit zur Gewohnheit wird. Der Ton des Projekts ändert sich von Aktualität oder Dringlichkeit zu „business as usual“.
- Die Projektparameter oft wiederholt ändern. * Fristen werden nicht strikt durchgesetzt - und es gibt auch keine Konsequenzen für die Nichteinhaltung.
Von „Waisen“ lernen
Die zweite Art von Drift tritt auf, wenn das Projektteam die Verantwortung für die Projektergebnisse nicht an ein neues Team abgeben kann oder will. Das Projektteam kann aus talentierten Leuten bestehen, aber sie schaffen unbeabsichtigt ein Projekt, das Branchenexperten als ein . bezeichnen "Waise."
Und hier ist die Unterscheidung wichtig: Das Projektteam wurde eingestellt Design das Projekt nicht implementieren es. Wie ein Restaurantkoch sollte es für ihn natürlich an der Zeit sein, seine Kreation an die nächste Person in der Schlange zu übergeben. Das Projektteam sollte nicht am Tisch Platz nehmen.
Wenn ein Projekt wirklich abgeschlossen ist, muss es in eine neue Phase eintreten. Die Verantwortung für die Implementierung und Wartung sollte auf eine andere Gruppe von Personen übertragen werden, einschließlich möglicherweise einiger Personen in Ihrem kleinen Unternehmen. Als Eigentümer ist es Ihre Pflicht, mit neun eine proaktive Haltung einzunehmen Projektabschluss Aktivitäten. Ihre Schritte können in einer etwas anderen Reihenfolge erfolgen, aber sie sollten Teil des Plans sein.
Bestehen Sie auf Projektabschluss Schritt 1
Einige Schritte in der Projektabschluss Prozess könnte Ihnen de facto als natürliche, erwartete Ereignisse erscheinen. Das dachten sich wahrscheinlich auch Kleinunternehmer, die ihre Projekte ins Stocken geraten sahen oder auf andere Weise nicht die Ziellinie erreichten. Es ist klug, nichts als selbstverständlich zu betrachten und die Maxime des Journalisten zu übernehmen: "Vertrauen, aber überprüfen".
Stellen Sie zunächst sicher, dass der gesamte Arbeitsumfang abgeschlossen ist. Am Ende eines Projekts kennen Sie vielleicht seine Komponenten so gut, dass Sie sie auswendig aufsagen können. Aber machen Sie den zusätzlichen Schritt, den ursprünglichen Projektvorschlag auszugraben. Es sollten dem Projektteam aufgeschlüsselte Aufgaben zugewiesen sein, und Sie sollten diese Aufgaben als Abhakenliste behandeln.
Bestehen Sie auf Projektabschluss Schritt 2
Stellen Sie sicher, dass das Projekt das Ziel erreicht hat, für das es ursprünglich durchgeführt wurde. "Lesezeichen" ist eine weitere warnende Geschichte, denn es ist nicht ungewöhnlich, dass Kleinunternehmer einen "Oh-Oh" -Moment registrieren, wenn sie erkennen, dass ein Projekt, das sich seinem Ende nähert, ein Problem nicht lösen oder eine Verbesserung bewirken wird .
Denken Sie daran, dass das Projekt noch nicht abgeschlossen ist und es nie zu spät ist, Änderungen vorzunehmen. Ihr Vertrag sollte sie trotzdem berücksichtigen. Es ist besser, ein Projekt zu verlängern, als es mit unrealisierten Ergebnissen abzukürzen. Änderungen kosten normalerweise Geld, aber versuchen Sie, Ihre Projektinvestition langfristig zu betrachten, da Sie wissen, dass es wahrscheinlich mehr Geld kosten würde, von vorne zu beginnen.
Bestehen Sie auf Projektabschluss Schritt 3
Leisten Sie abschließende Zahlungen an die Lieferanten, Lieferanten oder Partner des Projekts. Dieses lästige Detail bleibt oft hängen, wenn ein Projektteam von einem Standort zu einem anderen Projekt wechselt. Bis dahin wird es auch komplizierter sein zu überprüfen, ob diese Dritten ihren vertraglichen Verpflichtungen nachgekommen sind, einschließlich möglicherweise der Bereitstellung von Produktinformationen, Garantien und Pfandrechten.
Bestehen Sie auf Projektabschluss Schritt 4
Berechnen und dokumentieren Sie die Gesamtleistung des Projekts. Das Beste an diesen Maßnahmen ist in der Regel die Kostenleistung oder ob das Projekt unter dem Budget, über dem Budget oder gemäß den Erwartungen lag. Andere Maßnahmen umfassen häufig die Einhaltung von Fristen und Qualitätssicherungsstandards durch das Projekt.
Bestehen Sie auf Projektabschluss Schritt 5
Sammeln Sie alle projektbezogenen Dokumente, indizieren Sie sie und archivieren Sie sie. Inzwischen sollten Sie eine spezielle „Dockingstation“ eingerichtet haben, damit alle am Projekt beteiligten Stakeholder problemlos auf wichtige Dokumente zugreifen können. Wenn Sie dies nicht getan haben, ist es jetzt an der Zeit, dies zu tun - und sie zu sichern, damit sie vor Computerabstürzen geschützt sind.
Dies kann mühsam und mühsam sein Projektabschluss Schritt, je nach Umfang und Komplexität Ihres Projekts. Stellen Sie sich das jedoch als Ihre „Projektbibliothek“ vor - eine wertvolle Ressource, auf die Sie und Ihre Mitarbeiter zurückgreifen können, wenn sie später auf Fragen oder Probleme stoßen.
Bestehen Sie auf Projektabschluss Schritt 6
Sammeln Sie eine Zusammenfassung der „Lessons Learned“ vom Projektteam - und dann unbedingt archivieren. Einige Projektteams sehen dies Projektabschluss Übung im besten Fall als Verwaltungsaufwand und im schlimmsten Fall als Versuch, den Klienten zu belustigen. Tatsächlich ist es keines von beiden und es kann Ihnen einen echten Mehrwert bieten, wenn das Team zwei einfache Fragen beantwortet:
- Was haben wir getan so gut, dass es sich in Zukunft wiederholen muss? * Was hätten wir tun können? besser – und wie?
Sie können es jetzt nicht sehen, aber „Lessons Learned Capture“ kann:
- Reduzieren die Steigung Ihrer Lernkurve bei zukünftigen Projekten.
- Zur Verfügung stellen eine Vielzahl von Best Practices, die es zu replizieren gilt, und schlechte Praktiken, die es zu vermeiden gilt.* Helfen Sie zu vermeidenFehltritte, die letztendlich zu den Endergebnissen eines Projekts beitragen.
Die Bezugnahme auf ein Repository für gewonnene Erkenntnisse hat vielen Kleinunternehmern, die kurz vor der Überarbeitung ihrer Website stehen, als Glücksfall gedient. Es kann ihre Erinnerung an wichtige Details auffrischen, die sie vergessen haben. Und mit einer Website im Gepäck und einem relativ hohen Selbstvertrauen können sie beim zweiten Mal mehr Kontrolle über das Projekt übernehmen.
Bestehen Sie auf Projektabschluss Schritt 7
Planen Sie alle erforderlichen Schulungen Damit Ihre Mitarbeiter verstehen, wie sie mit den durch das Projekt hervorgerufenen Änderungen umgehen müssen. Sie sollten über alle Tools, Dokumentationen und Ressourcen verfügen, damit sie sich bei der Erfüllung ihrer Aufgaben nicht auf das Projektteam verlassen müssen.
Wenn Sie Schreie eines „schmachtenden Waisen“ hören, haben Sie Recht, Ihre Abwehrkräfte zu stärken. Viele gut gemeinte Projektteammanager versprechen, Schulungen „später“ zu planen. Aber wie Sie sich vorstellen können, wird „später“ oft verschoben (für später noch) oder kommt gar nicht zustande.
Ihr Manager versucht möglicherweise, bis zum letzten möglichen Moment zu warten, um Schulungssitzungen zu planen, und denkt, dass Anpassungen in letzter Minute möglicherweise eine weitere Sitzung erfordern. Wenn Ihnen das passiert, treffen Sie ihn auf halbem Weg und planen Sie so schnell wie möglich eine Trainingseinheit – und lassen Sie jede Folgesitzung für „später“ stehen.
Bestehen Sie auf Projektabschluss Schritt 8
Melden Sie das Projekt ab und akzeptieren Sie die Projektergebnisse. Es ist eine Formalität, aber es ist eine wichtige Formalität: Ihre Unterschrift auf einem Dokument, aus dem hervorgeht, dass Sie bestätigen, dass das Projekt zufriedenstellend und / oder gemäß den Bestimmungen des Projektvorschlags abgeschlossen wurde. Dieser „Ritus des Übergangs“ überführt das Projekt offiziell aus dem Besitz des Projektteams in Ihren Besitz.
Wenn Ihr Projekt Ergebnisse enthält, wie dies bei den meisten Projekten der Fall ist, sollten Sie diese jetzt erhalten. Es ist fast Zeit, die Luftballons freizugeben.
Bestehen Sie auf Projektabschluss Schritt 9
Löse das Projektteam auf - Ein weiterer Projektabschluss Formalität, aber eine besonders wichtige, wenn das Projektteam auch nur einen semi-permanenten Wohnsitz in Ihrem Unternehmen hat. Teammitglieder fühlen sich nach monatelanger intensiver und konzentrierter Zusammenarbeit möglicherweise wie echte Mitarbeiter.
Aber es ist eine gute Idee, diese Krawatte so zu durchtrennen, dass Ihre Mitarbeiter es auch sehen. Ein guter Weg, dies zu tun? Auf einer Feier, auf die alle am Projekt Beteiligten anstoßen. Erfolgreiche Projekte verdienen es, gefeiert zu werden, ebenso wie die Menschen, die sie realisiert haben.
Halten Sie Ihren Projektabschlussschutz aufrecht
Es kann hilfreich sein, sich an einen grundlegenden, aber entscheidenden Punkt zu erinnern: Projektabschluss Aktivitäten finden statt während ein Projekt. Sie sind nicht von einem Projekt getrennt, was bedeutet, dass sie nicht vor den Problemen gefeit sind, die ein Projekt zu einem anderen Zeitpunkt seiner Lebensdauer untergraben. In der Tat könnten einige Kleinunternehmer Sie warnen, dass wenn ein Projektteam schlampig wird oder sein kollektives Auge „vom Ball“ nimmt, dies wahrscheinlich gegen Ende des Projekts geschieht, wenn die Intensität eines Projekts beginnt nachlassen und vielleicht schwindet das Interesse daran.
Andere Kleinunternehmer würden sagen, dass einige Projektteams zumindest mental „auschecken“, bevor sie physisch aus einem Geschäft auschecken. Dies geschieht manchmal, weil der Fokus des Projektteams auf das nächste Projekt gerichtet ist. Die Teammitglieder schauen nach vorne, nicht in den Rückspiegel. Aus diesen Gründen ist es klug, wachsam zu bleiben und sich zu äußern, wenn:
- Schlüsselprojekt Die Teammitglieder verlassen das Projekt lange vor dem Projektabschluss Bühne.Leistungen Fangen Sie an zu driften, aber sie sind von minderer Qualität.Sie können Rufen Sie keine wichtigen Teammitglieder mehr an und / oder es dauert viel länger als gewöhnlich, bis Sie Ihre Anrufe zurückgeben.
Mit etwas Glück stimmen Sie zu, dass Projekte großartige Lehrer sein können und Unterricht bieten, der auf unzählige Umstände in Ihrem Unternehmen angewendet werden kann. Und mit dir greifst du die Bedeutung des Projektabschlusses Aktivitäten wird Ihr Projekt als Beweis dafür stehen, dass einige Projekte Umarmung die Schienen - bis sie ihr rechtmäßiges Ziel erreichen.
